Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

a. Spring Conference Management: De ondernemer die bedrijfsmatig voor anderen dan particulie­ren congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeen­kom­sten organiseert, waarbij het overdragen of uitwisselen van kennis en/of informatie centraal staat.

b. de opdrachtgever: Degene die met Spring Conference Management een overeenkomst is aangegaan tot het verrichten van werkzaam­he­den, zoals bedoeld onder a, ten behoeve van de opdrachtge­ver.

c. de bijeenkomst: Het congres, de vergadering, cursus of andere bijeenkomst welke door het Spring Conference Management is georganiseerd.

Artikel 2: Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle over­eenkom­sten gesloten tussen Spring Conference Management en de opdrachtgever, met betrekking tot de organisatie van congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkom­sten.

2.2 Indien daarnaast nog andere voorwaarden van toepassing zijn, prevaleren ingeval van tegenstrijdigheid deze algemene voorwaarden.

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 Alle door Spring Conference Management uitge­brachte offertes zijn voor wat de termijn van aanvaar­ding betreft vrijblijvend, tenzij daarvoor in de offerte een termijn is opgenomen.

3.2 De overeenkomst tussen Spring Conference Management en de opdrachtgever kan in delen tot stand komen. De (deel)over­een­komst komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is overeen geko­men door Spring Conference Management schrifte­lijk wordt beves­tigd en aan de opdrachtgever wordt toegezon­den. In het geval de bijkomende diensten in een bij­lage worden beschreven, wordt de bijlage geacht – indien deze later tot stand komt, vanaf dat moment – deel uit te maken van de overeenkomst.

3.3 Bedragen die worden genoemd in de offertes en overeenkomsten opgesteld door Spring Conference Management zijn exclusief omzet­belasting, tenzij anders is aange­ge­ven.

Artikel 4: Inhoud van de offerte en de overeenkomst

In de offerte/overeenkomst wordt tenminste het navolgende vastgelegd:

– naam van de opdrachtgever;
– de aanvang- en de einddatum van de bijeenkomst;
– omschrijving van de opdracht en de in dat kader door Spring Conference Managementuit te voeren werkzaamheden;
– de geraamde kosten verbonden aan de uitvoering van de overeenkomst;
– de hoogte van een eventuele borgsom;
– het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;
– eventuele bijzondere voorwaarden;
– beschrijving van bij derden af te nemen goederen en diensten;
– termijnen en wijzen van betaling

Artikel 5: Wijzigingen en aanvullingen

5.1 Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht, indien zij schriftelijk tussen Spring Conference Management en de opdrachtgever zijn vastgelegd.

5.2 Meerwerk en budgetoverschrijding worden aan de opdrachtgever voorgelegd zodra ze te voorzien zijn. Waar mogelijk wordt uiteraard gestreefd naar voorkoming ervan. Ze komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 6: Indirecte vertegenwoordiging

Voorzover in het kader van de uitvoering van de opdracht Spring Conference Management diensten van derden betrekt zal deze dat steeds doen op naam en voor rekening van de opdrachtgever. Voor het geval Spring Conference Management in verband met de uitvoering van de overeenkomst in eigen naam en voor eigen rekening personeel, diensten of goederen van derden betrekt, vrijwaart de opdrachtgever Spring Conference Management terzake van de voldoening van de aan de derde toekomende tegenprestatie.

Artikel 7: Betaling

7.1 Betaling van de facturen van Spring Conference Management dient te geschieden binnen de overeengekomen termijn(en), doch uiter­lijk binnen dertig dagen na factuurdatum.

7.2  Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, is de opdrachtgever in verzuim waarna de opdrachtgever 1 % rente per maand of een gedeelte van een maand is verschul­digd over het volledige factuurbedrag. De opdrachtgever is tevens alle buiten­gerechtelijke kosten van invordering verschul­digd. Deze kosten worden berekend overeenkomstig onderstaand incassota­rief.

*     over de eerste €  10.000,-  15%  
*     over het meerdere en tot €    20.000,-  10%
*     over het meerdere en tot €    40.000,-  8%
*     over het meerdere en tot €    80.000,-  5%
*     over het meerdere boven € 160.000,-  3%

Bovendien is de opdrachtgever verschuldigd alle proceskos­ten en daarmee verbonden kosten voor rechtskundige bijstand.

7.4 Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken eerst tot vermin­dering van alle verschuldigde kosten, vervolgens van de verschul­digde rente en dan van de opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.

7.5 Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is Spring Conference Management gerechtigd om van de opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen indien de opdrachtge­ver niet voldoet aan de verplich­tingen uit de overeenkomst.

Artikel 8: Annulering

8.1 Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de opdrachtgever dient bij aangetekend schrijven te ge­schie­den.

8.2 Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel geldt dat bij geheel of gedeeltelijke annulering van een overeenkomst door de opdrachtgever het totaal van het honorarium van Spring Conference Management dat is verbonden aan de uitvoering van de gehele overeenkomst per direct aan Spring Conference Management verschuldigd is en door Spring Conference Management opeisbaar is, tenzij in de overeenkomst anders is overeengekomen. 

8.3 Indien de opdrachtgever een overeenkomst geheel of gedeel­telijk annuleert is de opdrachtgever, indien door Spring Conference Management voor de uitvoering van de overeen­komst perso­neel, diensten of goederen van derden worden betrokken dan wel tijdelijk personeel in dienst is genomen -naast het verschuldigde volgend uit 8.2 gehouden de annule­ringskosten c.q. schade­loos­stelling of andere bedragen (zoals loon) te voldoen, welke Spring Conference Management aan deze derden verschul­digd zal zijn.

8.4 Wanneer de opdrachtgever de overeenkomst annuleert, is de opdrachtgever Spring Conference Management, naast het hiervoor in de leden 2 en 3 ver­schuldigde, eveneens admini­stra­tiekosten verschuldigd. Deze administratiekosten bedra­gen 5% van het overeengekomen bedrag.

Artikel 9: Opschorting en ontbinding

9.1 Spring Conference Management heeft het recht:

a. van de opdrachtgever voor alle lopende overeenkomsten voor externe kosten voor betaling te vorderen;

b. de verplichting uit de overeenkomst met de opdrachtgever  – zowel die waarop de tekortko­mingen in de beta­lings­ver­plichting betrek­king heeft, als alle overeen­komsten tussen Spring Conference Management en de opdrachtgever – op te schorten onverminderd het recht gelijktijdige en volledige betaling te vorderen;

c. zonder gerechtelij­ke tussenkomst de betreffen­de overeen­komst geheel of gedeel­telijk met onmiddel­lijke ingang te ontbinden en volledige betaling voortvloeiende uit de overeenkomst per direct te vorderen, indien

de opdrachtgever tekort komt in enige betalingsverplichting jegens Spring Conference Management, of
indien Spring Conference Management redelijkerwijs mag verwach­ten dat de opdrachtgever zal tekort­schie­ten in de nakoming van enige betalingsver­plich­ting jegens Spring Conference Management, of
indien de opdrachtgever wijzigingen aanbrengt in haar bestuursstructuur c.q.  organisatiestructuur c.q. rechtsvorm waaronder de overeenkomst tot stand is gekomen, of
al dan niet financiële overeenkomsten en/of samenwerkingsverbanden aangaat met derden aangaat die direct van invloed zijn op de uitvoering van de overeenkomst of de betaling van het honorarium van Spring Conference Management voortvloeiend uit de overeen-komst.
 

9.2 Spring Conference Management heeft voorts het recht de over­een­komst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien Spring Conference Management na het sluiten van de overeen­komst duidelijk wordt dat tijdens het evenement schade kan worden toegebracht aan eigendommen van Spring Conference Management of aan personen, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.

Artikel 10: Overmacht

10.1 Onder overmacht aan de zijde van Spring Conference Management wordt in deze algemene voorwaarden ver­staan elke van de wil van Spring Conference Management onafhanke­lij­ke omstan­digheid – ook al was deze ten tijde van tot­stand­ko­men van de overeenkomst reeds te voorzien – die nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhin­dert, alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsge­vaar, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van Spring Conference Management, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door Spring Conference Management ter uitvoering van de overeen­komst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van verhinde­ring van uit­voering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is Spring Conference Management gerech­tigd om zonder rechter­lijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de over­een­komst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeelte­lijk te ontbin­den, zonder dat zij tot enige schade­vergoe­ding gehouden zal zijn.

10.2 Indien Spring Conference Management bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is het gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de op­drachtgever gehouden deze factuur te voldoen.

10.3 De opdrachtgever zal zich in ieder geval niet op overmacht van zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belang­rijke spreker(s) niet verschijn(en)t, de bezoekers- of deel- nemersaantallen sterk tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden.

Artikel 11: Aansprakelijkheid

11.1 Spring Conference Management zal zich inspannen om de opdrachtgever naar beste vermogen van dienst te zijn.

11.2 Bij uitvoering van de overeenkomst door derden is Spring Conference Management niet aansprakelijk voor schade tengevolge van enige (stroom)storing, het slecht functio­neren van ter beschikking gestelde dien­sten, of het onge­schikt zijn of worden van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte zalen of ruimten. In alle gevallen zal de aan­sprake­lijkheid van Spring Conference Management niet verder gaan dan het op een ander tijd­stip opnieuw beschik­baar stellen van apparatuur en benodigd perso­neel voor het zo mogelijk opnieuw verrich­ten van de overeengeko­men werk­zaamheden. Opdrachtgever dient de derde die naar het oor­deel van het Spring Conference Management  tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen zelf aan te spreken.

11.3 Spring Conference Management zal de hem toevertrouwde materialen zoals videobanden, films, documenten en andere materialen met grote zorg behandelen. Spring Conference Management sluit echter iedere aansprakelijkheid voor be­schadiging dan wel het verloren gaan van ter beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behou­dens in geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare zaken dient te worden gewerkt, is de opdrachtgever verplicht deze voor eigen rekening verzekerd te hebben en te houden.

11.4 De opdrachtgever zal Spring Conference Management volledig scha­de­loos­stellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor Spring Conference Management, het perso­neel van Spring Conference Management of haar uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelin­gen van de zijde van de op­drachtgever, diens personeel of van andere perso­nen ten behoeve van wie de opdrachtgever de overeen­komst met Spring Conference Management heeft afgeslo­ten.

11.5 De opdrachtgever vrijwaart Spring Conference Management tegen aan­spra­ken van derden ter zake van inbreuk op au­teursrech­ten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door SpringConcept ten behoeve van de opdrachtgever te ver­richten diensten.

Artikel 12: Informatieverstrekking

De opdrachtgever is gehouden Spring Conference Management tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijker­wijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.

Artikel 13: Technische apparatuur

Spring Conference Management kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische mankementen of het niet deugdelijk functioneren van door derden geleverde audiovisuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlich­ting, decoraties en decorstuk­ken.

Artikel 14: Vergunningen

Alle aan de bijeenkomst gerelateerde vergunnin­gen dienen door de opdrachtgever te worden aangevraagd. De opdrachtgever draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunning(en).

Artikel 15: Vertrouwelijkheid

15.1 Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de opdrachtgever of diens relaties bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.

15.2 Adressen welke door Spring Conference Management en de opdrachtgever aan elkaar beschikbaar worden gesteld voor mailing en promotie zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Beide partijen krijgen de beschikking over de adressen van deelnemers.

Artikel 16: Uitvoeringsrechten

De opdrachtgever draagt zelf zorg voor het verkrijgen van uitvoe­rings­rechten en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten.

Artikel 17: Geschillen

17.1 Alle geschillen ten aanzien van een overeenkomst waarop deze algemene voorwaarden geheel of ten dele van toepassing zijn, of naar aanleiding van nadere overeenkomsten, welke een uitvloeisel zijn van een zodanige overeenkomst, worden voor bindend advies schriftelijk voorge­legd aan de klachtencommissie van de Stichting Uitvoering Erkenningsregeling VNC. Indien een partij zich niet met de beslissing van de klachtencommissie kan verenigen, kan deze partij een beroepschrift indienen bij de Commissie van Beroep. Een exemplaar van het reglement van de klachtencommissie en de Commissie van Beroep is verkrijgbaar bij het secretariaat van de Stichting Uitvoering Erkenningsregeling Vereniging Nederlandse Congresbelangen.

17.2 Niettegenstaande het bepaalde in het voorgaande lid kunnen partijen het geschil voorleggen aan de bevoegde rechter.

Artikel 18: Toepasselijk recht

Op iedere overeenkomst tussen de opdrachtgever en Spring Conference Management is Nederlands recht van toepassing.